مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي

 تم انشاء مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي في وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لتكون المحرك الرئيسي لقيادة الوزارة نحو التميز وتقديم الدعم للمديريات المختلفة نحو تحقيق أهدافها. كما تسعى المديرية إلى تطوير بيئة العمل بشكل يضمن تحقيق الخطط بكفاءة وفعالية من خلال معايير ومؤشرات لقياس مدى التقدم والإنجاز. وكذلك التحسين والتطوير المستمر على عملياتها الداخلية ومتطلبات إنجاز أهدافها الاستراتيجية بالإضافة الى إعداد جميع التقارير الخاصة بالأداء والإنجاز والتي يتم طلبها من جهات خارجية مثل رئاسة الوزراء، والمؤسسات الحكومية الأخرى وأية تقارير يتم طلبها على مدى التقدم في إنجاز أي مشروع تقوم الوزارة بتنفيذه.

 

 

الأهداف الاستراتيجية لمديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي:

  • إعداد الخطة الإستراتيجية للوزارة والخطط السنوية ومتابعة تطبيق كافة الاجراءات الداخلية بكفاءة وفاعلية وتحسينها وتبسيطها سنوياً.
  • المحافظة على مستوى أداء بنسبة لا تقل عن 80% على المستويين الاستراتيجي والتشغيلي في الوزارة.
  • تبني الممارسات الفضلى وادخالها لبيئة الوزارة ونشرها والمساهمة في تطبيقها.

 

 

ويتبع للمديرية قسمان رئيسيان:

  1. قسم المتابعة والتخطيط.

  2. قسم  إدارة العمليات والجودة الشاملة.

 

    

 1. قسم المتابعة والتخطيط، وتتلخص مهامه الرئيسية بما يلي:

  التخطيط الاستراتيجي:

 يتم اعداد ومراجعة "الخطة الإستراتيجية لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات" لتنفيذ مسؤولياتها بمشاركة من الإدارة العليا والشركاء صانعي القرار، توضح الخطة الاستراتيجية للوزارة الاهداف الاستراتيجية المراد تحقيقها خلال الفترة التي تغطيها الخطة والمنبثقة من رؤية الحكومة والسياسة العامة والاستراتيجية الوطنية للقطاعات ورؤية الوزارة ورسالتها. كما توضح مخطط ربط الأهداف الاستراتيجية ومساهمة كل منها في تحقيق الرؤية والرسالة في ظل افتراضات وعوامل نجاح أساسية، بالاضافة الى مصفوفة ربط الاهداف الاستراتيجية بأهداف تشغيلية تمكن فرق العمل في الوزارة من ترجمتها إلى خطط عمل سنوية مفصّلة. كما تبين الخطة الاستراتيجية مؤشرات الأداء الرئيسية لكل من الاهداف الاستراتيجية وذلك بهدف قياس أداء الوزارة ومدى التقدم في تحقيق هذه الاهداف بشكل دوري وتحديد الانحرافات والعمل على تصويبها.

 

 

  • التخطيط السنوي:

 تقوم الوحدة بمراجعة الخطط السنوية للمديريات والوحدات والبرامج في الوزارة ودراستها من حيث مدى مواءمتها للأهداف الاستراتيجية والتشغيلية والمخصصات المالية المتاحة.

  

 

  • مراقبة الأداء:

 يتم اعداد خطط المتابعة للمشاريع والخدمات المقدمة، ورفع تقارير ربعية توضح تقدم العمل ونسب الإنجاز الخاصة بكل مديرية/وحدة/ وبرنامج، كما توضح التقارير مدى الإنحراف في نسب الإنجاز من المخطط له مع توضيح مفصّل لأسباب الإنحراف بالإضافة لتلخيص  نسب الصرف الخاصة بالموازنة العامة ويتم رفعها للإدارة العليا للإطلاع وإعطاء التعليمات الخاصة برفع نسب الإنجاز والاتخاذ الاجراءات التصحيحية اللازمة.

  

 

  • ادارة المخاطر:

يتم تحديد وتقييم المخاطر المحتملة على المستويين الاستراتيجي والتشغيلي وتطوير استراتيجيات لإدارتها بهدف السيطرة عليها وتخفيضها. تتضمن هذه الاستراتيجيات تفادي المخاطر، تجنبها، تقليل آثارها السلبية أو قبول بعض أو كل تبعاتها. خلال عملية إدارة المخاطر، تتبع الوزارة عملية إعطاء الأولويات، حيث أن المخاطر ذات الخسائر الكبيرة واحتمالية حدوث عالية تعالج أولاً بينما المخاطر ذات الخسائر الأقل واحتمالية حدوث أقل تعالج فيما بعد.

 يتم عمل إعداد وتقييم خطط المخاطر بشكل دوري، حيث يتم إعداد خطط المخاطر الخاصة بعمل الوزارة (Risk Log)، كما يتم اعداد خطط الاستجابة لكل مديرية/ وحدة/ وبرنامج بشكل سنوي ومتابعتها وتحديثها بشكل دوري.

 

 

  • تحديد وادارة الشركاء:

تقوم وحدة مراقبة وتطوير الاداء بشكل سنوي بتحديد قائمة بأسماء شركائها الاستراتيجيين وشركائها صانعي القرار وذلك استنادا الى المشاريع الاستراتيجية التي تعمل عليها الوزارة، حيث يتم تحديد كافة المهام والادوار التي يساهم بها الشركاء في كل مشروع استراتيجي، كما يتم اعداد خطط اتصال تتضمن طرق الاتصال المناسبة لضمان استدامة العلاقة مع الشركاء، حيث يتم الرجوع الى قائمة الشركاء في عدة حالات مثل اعداد ومراجعة الخطة الاستراتيجية وقياس رضى الشركاء وغيرها. 

 

 

2. قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة:

 يهدف قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة إلى ديمومة المحافظة على تطبيق نظام ادارة الجودة وتحقيق أعلى أداء للعمليات والاجراءات المستخدمة من خلال: :

 Description: http://moict.gov.jo/ar/arabic/Photogallery/QA.jpg

 
  • توثيق العمليات (السياسات، الاجراءات، المنهجيات، تعليمات العمل):

  بادرت الوزارة إلى توثيق جميع عملياتها وإجراءاتها الرئيسية والمساندة بما يتوافق مع الأنظمة والقوانين النافذة ومتطلبات المواصفات العالمية الأيزو 9001 وإصدار النسخة الأولى من نظام إدارة الجودة (Quality Management System) في عام 2005، ويتم باستمرار استحداث إجراءات جديدة والتعديل على الإجراءات المعمول بها حسب متطلبات العمل في الوزارة.

 

  • التدقيق الداخلي:

 يتم متابعة ومراقبة نظام ادارة الجودة والتأكد من تطبيق الإجراءات وفاعليتها ودقة تنفيذها باستمرار من خلال إجراء عمليات التدقيق الداخلي الدورية من قبل فريق التدقيق الداخلي المدرب والمكلف بتنفيذه وبمشاركة وإشراف قسم إدارة العمليات والجودة ‏الشاملة. ويتم توثيق النتائج واصدار الاجراءات التصحيحية اللازمة ورفع توصيات التحسين والتطوير للإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة.

 

  • مراقبة وتحليل مؤشرات أداء العمليات:

يتم مراقبة مدى كفاءة وفعالية عمليات الوزارة في تحقيق أهدافها من خلال وضع مؤشرات قياس أداء للعمليات الرئيسية والمساندة (كفاءة وفعالية) لمعظم اجراءات عمل الوزارة ومنهجياتها. حيث تم تعريف مؤشرات الأداء بطريقة واضحة مفهومة، وقابلة للقياس ومرتبطة بقيم مستهدفة. وتعد مؤشرات الأداء إحدى الطرق التي تستخدمها الوزارة لقياس التقدم المحرز في تحقيق أهدافها. وتستخدم  نتائج المؤشرات لأغراض تصويب الانحراف (ان وجد) والتحسين المستمر.

 

  •  تبسيط العمليات والتحسين المستمر:

تتبع الوزارة منهجية موثقة للتبسيط والتحسين المستمر للعمليات المتبعة داخل الوزارة، حيث يتم تحديد العمليات المراد تبسيطها وفق منهجية علمية ومن ثم يتم تحليل هذه العمليات بوسائل وأدوات علمية وتحديد مواطن الضعف وعدم الكفاءة في تنفيذها ورفع توصيات التحسين والتبسيط للإدارة العليا لاعتمادها، ومن ثم تعميمها على جميع المتعاملين الداخليين والخارجيين.

 

  • قياس رضى  متلقي الخدمة:

 يقوم قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة بقياس رضى متلقي الخدمة (القطاع العام والخاص) والموردين وتقصي احتياجاتهم وذلك لغايات معرفة مواطن الضعف لتلافيها ولغايات التحسين المستمر من خلال عمل استقصاء لآرائهم وملاحظتهم حول عدة محاور (السمعة والانطباع العام، الخدمة والعلاقات، الشفافية، المشاركة ‏في تصميم ‏العمليات، اقتراحات وشكاوي ‏متلقي الخدمة، وسائل الاتصال). يتم تحليل الشكاوي والملاحظات المستلمة من كافة المتعاملين وتحليلها وتحديد أسبابها ورفع التوصيات بالإجراءات التصحيحية والوقائية للإدارة العليا. يتم بناء على نتائج الاستقصاء إدخال التحسينات على الإجراءات المتبعة في الوزارة من خلال استلام وتحليل أراءهم وملاحظاتهم والشكاوي من كافة المتعاملين وتحديد أسبابها ورفع التوصيات بالإجراءات التصحيحية والوقائية للإدارة العليا تبعاً لذلك.