مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي

مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي

تم انشاء مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي في وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لتكون المحرك الرئيسي لقيادة الوزارة نحو التميز وتقديم الدعم للمديريات المختلفة نحو تحقيق أهدافها.

كما تسعى المديرية إلى تطوير بيئة العمل بشكل يضمن تحقيق الخطط بكفاءة وفعالية من خلال معايير ومؤشرات لقياس مدى التقدم والإنجاز. وكذلك التحسين والتطوير المستمر على عملياتها الداخلية ومتطلبات إنجاز أهدافها الاستراتيجية بالإضافة الى إعداد جميع التقارير الخاصة بالأداء والإنجاز والتي يتم طلبها من جهات خارجية مثل رئاسة الوزراء، والمؤسسات الحكومية الأخرى وأية تقارير يتم طلبها على مدى التقدم في إنجاز أي مشروع تقوم الوزارة بتنفيذه.
 أهداف مديرية إدارة المشاريع وتطوير الأداء المؤسسي:
  1. تقييم أداء الوزارة وعكس نتائج المتابعة والتقييم على سياسات الوزارة واستراتيجياتها وخططها كتغذية راجعة لتطويرها.
  2. القياس الدوري لمؤشرات الكفاءة والفاعلية لنظام ادارة الجودة  لغايات التحسين المستمر.
     
ويتبع للمديرية قسمان رئيسيان:
 1. قسم التخطيط والمتابعة.
2. قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة.
 
 قسم  التخطيط والمتابعة، وتتلخص مهامه الرئيسية بما يلي:  
 
  • التخطيط الاستراتيجي:
 يتم اعداد ومراجعة "الخطة الإستراتيجية لوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات" لتنفيذ مسؤولياتها بمشاركة من الإدارة العليا والشركاء صانعي القرار، توضح الخطة الاستراتيجية للوزارة الاهداف الاستراتيجية المراد تحقيقها خلال الفترة التي تغطيها الخطة والمنبثقة من رؤية الحكومة والسياسة العامة والاستراتيجية الوطنية للقطاعات ورؤية الوزارة ورسالتها. كما توضح مخطط ربط الأهداف الاستراتيجية ومساهمة كل منها في تحقيق الرؤية والرسالة في ظل افتراضات وعوامل نجاح أساسية، بالاضافة الى مصفوفة ربط الاهداف الاستراتيجية بأهداف تشغيلية تمكن فرق العمل في الوزارة من ترجمتها إلى خطط عمل سنوية مفصّلة. كما تبين الخطة الاستراتيجية مؤشرات الأداء الرئيسية لكل من الاهداف الاستراتيجية وذلك بهدف قياس أداء الوزارة ومدى التقدم في تحقيق هذه الاهداف بشكل دوري وتحديد الانحرافات والعمل على تصويبها.
 
  • التخطيط السنوي:
يقوم قسم التخطيط والمتابعة بمراجعة الخطط السنوية للمديريات والوحدات والبرامج في الوزارة ودراستها من حيث مدى مواءمتها للأهداف الاستراتيجية والتشغيلية والمخصصات المالية المتاحة.
 
  
  • مراقبة الأداء:
يتم اعداد خطط المتابعة للمشاريع والخدمات المقدمة، ورفع تقارير ربعية توضح تقدم العمل ونسب الإنجاز الخاصة بكل مديرية/وحدة/ وبرنامج، كما توضح التقارير مدى الإنحراف في نسب الإنجاز  عن المخطط له مع توضيح مفصّل لأسباب الإنحراف بالإضافة لتلخيص  نسب الصرف الخاصة بالموازنة العامة ويتم رفعها للإدارة العليا للإطلاع وإعطاء التعليمات الخاصة برفع نسب الإنجاز واتخاذ الاجراءات التصحيحية اللازمة.
 
  • ادارة المخاطر:
يتم تحديد وتقييم المخاطر المحتملة على المستويين الاستراتيجي والتشغيلي وتطوير استراتيجيات لإدارتها بهدف السيطرة عليها وتخفيضها. تتضمن هذه الاستراتيجيات تفادي المخاطر، تجنبها، تقليل آثارها السلبية أو قبول بعض أو كل تبعاتها. خلال عملية إدارة المخاطر، تتبع الوزارة عملية إعطاء الأولويات، حيث أن المخاطر ذات الخسائر الكبيرة واحتمالية حدوث عالية تعالج أولاً بينما المخاطر ذات الخسائر الأقل واحتمالية حدوث أقل تعالج فيما بعد.
يتم عمل إعداد وتقييم خطط المخاطر بشكل دوري، حيث يتم إعداد خطط المخاطر الخاصة بعمل الوزارة (Risks Log)، كما يتم اعداد خطط الاستجابة لكل مديرية/ وحدة/ وبرنامج بشكل سنوي ومتابعتها وتحديثها بشكل دوري.
 
  • تحديد وادارة الشركاء:
يقوم قسم التخطيط والمتابعة  بشكل سنوي بتحديد قائمة بأسماء شركائها الاستراتيجيين وشركائها صانعي القرار وذلك استنادا الى المشاريع الاستراتيجية التي تعمل عليها الوزارة، حيث يتم تحديد كافة المهام والادوار التي يساهم بها الشركاء في كل مشروع استراتيجي، كما يتم اعداد خطط اتصال تتضمن طرق الاتصال المناسبة لضمان استدامة العلاقة مع الشركاء، حيث يتم الرجوع الى قائمة الشركاء في عدة حالات مثل اعداد ومراجعة الخطة الاستراتيجية وقياس رضى الشركاء وغيرها.
  1. قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة:
 يهدف قسم إدارة العمليات والجودة الشاملة إلى ديمومة المحافظة على تطبيق نظام ادارة الجودة وتحقيق أعلى أداء للعمليات والاجراءات المستخدمة من خلال المهام التالية:

 
توثيق العمليات (الاجراءات، السياسات ، المنهجيات، تعليمات العمل): يتم توثيق جميع عمليات وإجراءات  الوزارة الداخلية الرئيسية والمساندة بما يتوافق مع الأنظمة والقوانين النافذة ومتطلبات المواصفات العالمية :20159001ISO ، حيث تم إصدار النسخة الأولى من نظام إدارة الجودة (Quality Management System- QMS) في عام 2005، ويتم باستمرار استحداث إجراءات عمل ومنهجيات وسياسات ونماذج عمل جديدة بالاضافة إلى التعديل على الإجراءات المعمول بها حسب متطلبات العمل في الوزارة وبالاطلاع على الممارسات الفضلىBest practices .
 
  • التدقيق الداخلي:
يتم متابعة ومراقبة نظام ادارة الجودة والتأكد من تطبيق الإجراءات وفاعليتها ودقة تنفيذها باستمرار من خلال إجراء عمليات التدقيق الداخلي الدورية من قبل فريق التدقيق الداخلي المدرب والمكلف بتنفيذه وبمشاركة وإشراف قسم إدارة العمليات والجودة ‏الشاملة. كما ويتم توثيق النتائج بتقارير دورية خاصة واصدار الاجراءات التصحيحية و/أو الوقائية اللازمة . التقارير متضمنة الاقتراحات والتوصيات التي من شأنها التحسين والتطوير المستمر والتي يتم رفعها للإدارة العليا لاتخاذ القرارات المناسبة.
  • مراقبة وتحليل مؤشرات قياس أداء العمليات:
يتم مراقبة مدى كفاءة وفعالية عمليات الوزارة في تحقيق أهدافها من خلال وضع مؤشرات قياس أداء (كفاءة وفعالية) للعمليات الرئيسية والمساندة  لمعظم اجراءات عمل ومنهجيات الوزارة. حيث تم تعريف مؤشرات الأداء بطريقة واضحة مفهومة، وقابلة للقياس ومرتبطة بقيم مستهدفة وبالرجوع إلى الممارسات الفضلى. وتعد مؤشرات الأداء إحدى الطرق الأساسية  التي تستخدمها الوزارة لقياس التقدم المحرز في تحقيق أهدافها.
يتم احتساب مؤشرات قياس الأداء  بشكل دوري وتحليلها حيث تستخدم نتائج المؤشرات لأغراض تصويب الانحراف (ان وجد) والتحسين المستمر.
 
  • تبسيط العمليات والتحسين المستمر:
 يتم اتباع منهجية موثقة للتبسيط والتحسين المستمر للعمليات المتبعة داخل الوزارة، حيث يتم تحديد العمليات المراد تبسيطها وفق منهجية علمية (تدفق مسار القيمة) ومن ثم يتم تحليل هذه العمليات بوسائل وأدوات علمية وبعدها تحديد مواطن الضعف وعدم الكفاءة في تنفيذها بمشاركة الأطراف المسؤولة عن هذه العمليات ومن ثم إعداد تقرير مفصل عن حيثيات عمليات التبسيط التي تمت متضمناً توصيات التحسين والتبسيط، يتم رفع التوصيات للإدارة العليا لاعتمادها، ومن ثم تعميمها على جميع المتعاملين الداخليين والخارجيين.
كما ويتم قياس أثر عملية التبسيط بعد فترة زمنية مناسبة لمعرفة نتائج التبسيط والتأكد من أثرها في تحسن أداء العملية.
  • قياس رضى متلقي الخدمة:
 يتم قياس رضى الشركاء ومتلقي الخدمة في القطاع العام مثل الدوائر والمؤسسات الحكومية  والقطاع الخاص، المتعاملين،  والموردين وحتى العاملين في الوزارة وتقصي احتياجاتهم بشكل سنوي وذلك لغايات تحديد مواطن القوة من أجل تعزيزها وإثراؤها والوقوف على فرص التحسين للعمل عليها  وتحسينها  بشكل  مستمر.
 يتم إعداد عدة استبيانات (استبيان لكل فئة مستهدفة) لاستقصاء لآرائهم وملاحظتهم حول عدة محاور مثل السمعة والانطباع العام، الخدمة والعلاقات، الشفافية، المشاركة ‏في تصميم ‏العمليات، اقتراحات وشكاوي ‏متلقي الخدمة، ووسائل الاتصال المتبعة في الوزارة . يتم تحليل الشكاوي - حال ورودها- والملاحظات المستلمة من كافة المتعاملين وتحليلها وتحديد أسبابها بالإضافة إلى دراسة الاقتراحات التي تم التقدم بها لأغراض التطبيق ورفع التوصيات بالإجراءات التصحيحية والوقائية للإدارة العليا. كما ويتم عكس نتائج الاستبيان  لإجراء التحسينات على السياسات والإجراءاتالمتبعة في الوزارة.